ด่านแรกของการสร้างความประทับใจในการสมัครงานคือการเขียนอีเมลล์สมัครงาน หรือการตอบกลับงานที่ได้รับมอบหมาย ทุกสิ่งล้วนมีความสำคัญและแสดงออกถึงตัวตนของคนที่เขียนอีเมลล์ได้ เรามาดูกันว่าเทคนิคการเขียนอีเมลล์ให้น่าประทับใจ และเป็นลำดับทางการมีอะไรบ้าง
การขึ้นต้นและลงท้ายจดหมายที่น่าประทับใจมีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าเนื้อหาหลักในจดหมาย ลองทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าเพื่อนๆ สามารถเขียนจดหมายได้อย่างน่าประทับใจ
เรามาเริ่มที่การขึ้นต้นจดหมายก็แล้วกัน ในการเขียนจดหมายถึงผู้รับซึ่งเพื่อนๆ อาจไม่ทราบชื่อ เรามีวิธีขึ้นต้นที่ใช้กันโดยทั่วไปจดหมายอยู่ 2 วิธี วิธีแรกใช้ ‘To whom it may concern,’ และวิธีที่สองใช้ ‘Dear Sir or Madam,’ คุณสามารถนำสำนวนทั้งสองนี้มาใช้ในการเขียนจดหมายถึงบริษัทหรือองค์กรที่ไม่ทราบว่าคนที่จะได้อ่านจดหมายของคุณคือใคร
โดยธรรมเนียมแล้วการลงท้ายจดหมายที่ส่งถึงบุคคลซึ่งคุณไม่ทราบชื่อนั้นจะใช้ ‘Yours faithfully,’ ก่อนลงชื่อของคุณ
ส่วนการเขียนจดหมายถึงบุคคลซึ่งทราบชื่อ สามารถใช้ ‘Dear Mr/Mrs/Ms…” ตามด้วยชื่อสกุลของบุคคลที่เขียนถึง และสำหรับคนที่รู้จักดีก็สามารถใส่ชื่อต้นได้เลย แต่อย่าลืมใช้ตัวพิมพ์ใหญ่สำหรับอักษรตัวแรกของชื่อบุคคล การขึ้นต้นจดหมายด้วย “Dear (ชื่อต้น, ชื่อสกุล) นั้นไม่เป็นที่นิยม ควรเลี่ยงการขึ้นต้นจดหมายด้วยวิธีดังกล่าว
เมื่อเพื่อนๆ ต้องการลงท้ายจดหมายที่ส่งถึงบุคคลซึ่งทราบชื่อ สามารถใช้ ‘Yours sincerely,’ ก่อนลงชื่อของคุณ
หากไม่ต้องการลงท้ายจดหมายด้วย ‘Yours faithfully’ หรือ ‘Yours sincerely’ ก็ยังมีวิธีการที่เรียบง่ายอื่นๆ ที่สามารถประยุกต์ใช้ได้ทั้งกับจดหมายที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ‘Kind regards’ เป็นวิธีการลงท้ายจดหมายที่เรียบง่ายซึ่งใช้ได้ทั้งกับจดหมายที่เขียนถึงบุคคลซึ่งไม่รู้จักเลยหรือบุคคลที่รู้จักเพียงผิวเผิน
ส่วน ‘Best regards’ จะมีความเป็นทางการน้อยกว่าและใช้ได้ดีกับบุคคลที่เพื่อนๆ รู้จักค่อนข้างดี
